档案通常有两种转递方式，“EMS”和“机要”。
EMS很多朋友使用过，EMS是中国邮政提供的一种快递服务，但同属于中国邮政的机要通信就相对于比较陌生。机要通信是党和国家保密通信的重要组成部分，是党和国家赋予中国邮政企业的一项特殊的政治任务，是核心秘密载体传递的重要渠道。
☀效率：机要比EMS快递慢。
☀安全性：机要更安全、可靠，因为机要采用的是专人押送，相对于EMS来说更加安全、可靠。
☀业务办理：个人自己就能办理EMS邮寄业务，但个人不能办理机要邮寄业务，机要仅针对国企、事业单位开放，不对个人以及民企私企开放。
☀查询：EMS快递可以通过快递单号在网上查询物流，但机要不能公开查询。
如果有选择的情况下，优先选择EMS方式，不确定的情况下可先联系档案接收方，询问接收单位支持哪种接收方式。通常情况接收方开出的调档函上就已经注明转递方式，“同时接收EMS和机要两种方式”、“在档案管理服务机构管理的流动人员人事档案，可通过邮政特快方式转递”或“仅接收机要方式”。如果时间紧急且接收单位接收EMS邮寄的话，可以要求寄出单位以EMS的方式邮寄。如果时间上不紧急，并且接收单位强调一定要使用机要邮寄，那就走机要通信。
☀学生档案允许EMS转递。有文件明确指出，根据《关于规范邮政机要通信渠道传递大学生档案等有关工作的通知》（中邮业务函〔2015〕117号）文件规定，“大学生档案”不属于国家秘密载体，也不属于邮政机要通信的传递范围。所以学籍档案应通过EMS快递邮寄，保管在学校、教育局毕业生就业办等机构的档案，是通过EMS的方式进行转递的。
☀另外新规《关于进一步明确机要通信渠道规范做好流动人员人事档案转递接收有关工作的紧急通知》（赣州邮政机要〔2023〕12号）文件指出：
一、县级档案管理服务机构交寄的干部人事档案要指导其通过县政府及上级部门市（地）级以上档案管理机构完成收寄与投递工作。
二、县人才交流中心不允许直接寄递，需通过县级人才交流中心或所在县委县政府寄发。目前我们县人力资源和社会保障局已经得到市人力资源和社会保障局同意授权邮政通信机要资质，但是鉴于邮寄时间长，不可查询的特点，我们推荐优先使用邮政特快（即EMS）方式进行档案转递，目前EMS方式也是非常安全可靠的，可查询可跟踪也一样令人放心！
☀档案一般不允许个人自己拿在手上，另外档案通过EMS邮寄也并不是个人拿着档案去邮政局邮寄，而是需要通过公对公的形式邮寄，并在EMS的快递单上盖上公章。
☀但是在征兵入伍、专升本、研究生入学等档案转递过程中的调档函一般会写“如允许，请将档案密封后交由本人自提”或“档案可由本人领取送到学校”等，档案就近转到同一城区内，也是能自提就自提，所以档案转递除了EMS和机要通信两种方式，还有一种就是密封自提（即专人送取）。
